用AI写工作消息，看起来很简单。打开对话，输入需求，复制粘贴。但真正试过的人会发现，AI写出来的东西要么太啰嗦要么太正式，根本不像你在说话。问题出在提示词上——你没给它正确的身份设定。

下面10个场景，每个附带可复制的提示词模板，复制到AI就能用。

1. 写工作邮件

给AI你的岗位+收件人+内容要点，让它按「成果→问题→计划」三段输出。操作：复制「我是XX岗，需要给主管发周报邮件，内容要点：XXX，请用礼貌但不卑微的语气，500字以内」。

2. 写周报

把一周做的事列成清单扔给AI，让它按「做了什么+结果+数据」重组。操作：复制「以上是本周工作，请整理成周报格式，每条用'做了什么+结果+数据'结构，末尾加下周计划」。

3. 写请假申请

三句话说清楚：请假时间+原因+工作交接。操作：复制「我6月10日请一天事假，已和XX交接好当天工作，请帮写成正式但不生硬的请假消息」。

4. 写项目进展同步

群消息要精炼。把长的草稿给AI，让它缩到200字以内。操作：复制「以上是我负责的A项目本周进展，群里30人，请帮我精简为200字，格式：进展→问题→需要的协助」。

5. 写跨部门需求

跨部门翻车九成是需求没说清。把你零散的需求给AI，让它整理成「背景→规格→截止时间」的格式。操作：复制「我需要设计组做一张海报，参数XXX，请帮我写成清晰的需求文档格式，包含背景说明、交付规格、截止时间」。

6. 写面试邀约

给AI岗位+时间+方式，让它写正式又不死板的邀约。操作：复制「我是HR，需要给候选人发送数据分析师面试邀约，周三下午2点视频面试，请写正式但不死板的邮件，包含面试准备提醒」。

7. 写群公告

既要正式又要有团队感。操作：复制「我是8人项目小组负责人，周五下午3点开项目复盘会，请大家带复盘材料。请写一条正式但有团队感的群公告」。

8. 写客户回复

处理投诉最难写。操作：复制「我是SaaS客服，客户投诉我们的功能经常崩溃，请帮我写回复邮件：先道歉，解释原因，提供临时方案和修复时间表，语气诚恳专业」。

9. 写述职报告

把季度成果清单给AI，按「目标→行动→结果」结构输出。操作：复制「以上是Q2工作内容，请写成述职报告格式，按'目标→行动→结果'结构输出，语气自信不夸张」。

10. 写日常同步消息

同事问进度，别回「还在弄」三个字。操作：复制「同事问XX方案进度，我做完数据部分，在等审批。请帮写一句20字内的回复，说清进度又让人感觉靠谱」。

一句话总结

最推荐从第2条（写周报）开始试。周报每周都要写，练手成本最低。掌握了AI替你整理的节奏，其他场景一通百通。

今晚就能做的事